档案馆(校史馆、博物馆)

2020年09月03日 11:06点击:

关于做好校庆期间相关材料归档工作的通知

校属各单位:

2020年正值学校“建校溯源百周年、独立办学一甲子”之际,各单位将围绕校庆举办系列活动,形成大量反映学校发展、校友活动和各类捐赠等方面的纸质、声像、电子文件和实物。这些资料都是学校宝贵的资源和财富,对传承学校文化、弘扬燕大精神,促进学校发展具有重要作用。因此,请各单位高度重视,做好校庆期间相关资料的收集、整理和归档工作。现将有关事项通知如下:

一、归档要求

1.各单位要指定专人负责本部门开展的校庆活动所形成资料的收集、整理、保管和移交工作,待活动结束后统一移交至档案馆;

2.各单位要明确资料收集范围,特别是照片、录音、录像、电子文件、实物等材料的收集,保证收集内容齐全完整,真实准确,数据信息详实,影像资料合乎规格。

二、归档范围

1.校庆筹备工作相关文件材料,如通知、公告、工作方案(筹备、后勤保障、安全保卫等)、工作简报、会议纪要、大事记、请示、报告、批复、规章制度、合同等;

2.活动方案、活动议程、活动工作领导小组成员名单、活动总结、合同等文件资料;

3.各单位校庆纪念活动、系列学术活动、捐赠仪式等线下活动的邀请函、贺信、贺电、讲话稿、会序、主持词、嘉宾名单、题名册、代表证、工作证、座位图等;

4.校庆线上和线下活动的影像资料,其中照片要标注好事件、时间、地点、主要人物、拍摄者(主要人物要标注好图中位置);

5.校庆活动宣传工作方案、宣传品(展板、宣传册、海报、旗帜、新媒体中的宣传图样等)、光盘、印刷品(证件、证书、画册、胸卡、桌签等)、校庆期间举办的各类庆典活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料等;

6.校庆日当天线上活动相关资料。包括:活动实施方案、现场直播方案、新闻宣传方案等;云直播、云返校、云展示、云互动、新闻宣传等活动的视频材料;线上祝福、系列专题报导等为线上活动录制的视频材料;

7.校庆日当天线下活动相关资料。包括:100周年纪念大会的会场设计、舞台布置图、主持词、领导讲话稿、嘉宾名单、签到信息等,具有代表性的现场照片、完整视频、音频材料,入场券、席签、工作证及其他材料;

8.校友返校相关活动形成的文字材料、照片及视频,校友通讯录等;

9.各单位重要展览、办学成果展、学术成果展等的电子版及其所用的原始图片;

10.校庆活动结束后的各类总结材料;

11.各单位校庆活动中具有重要意义的其它材料。

三、归档时间及联系人

请各单位做好校庆期间形成资料的收集积累,在校庆结束后两个月内完成归档工作,档案馆会加强对各单位的业务指导,如需相关业务指导或在开展资料收集工作中有任何问题,请随时与档案馆联系。

联系人:李丽环

联系电话:0335-8057091。

档案馆

2020年9月3日

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