校属各单位：
为进一步简化和规范我校外币票据报销业务办理流程，提高办事效率，现将有关事项通知如下：
一、非因公出国外币票据报销业务。
无需国际合作处开具汇率证明，报销时根据以下具体费用提供相关材料：
1.邀请国（境）外专家发生的机票费等相关票据报销业务需提供以下材料：
（1）外币机票、讲课酬金的原始票据（项目负责人签字，标注经费来源）；
（2）标注实际支付人民币金额的购汇付款证明材料，若付款证明材料里没有标注实际支付人民币金额，请附“外币票据报销汇率转换表”（见附件）及汇率查询截图；
（3）邀请函；
（4）知名专家学者护照首页及海关出入境页复印件。
2.论文版面费外币票据报销业务需提供以下材料：
（1）外币论文版面费原始票据Invoice/Receipt（包括发表论文时间、论文名称、杂志或期刊名称、具体金额。项目负责人签字，标注经费来源）；
（2）标注实际支付人民币金额的购汇付款证明材料，若付款证明材料里没有标注实际支付人民币金额，请附“外币票据报销汇率转换表”（见附件）及汇率查询截图；
（3）论文录用通知或论文首页复印件。
3.书籍费或材料费外币票据报销业务需提供以下材料：
（1）外币书籍费或材料费原始票据（项目负责人签字，标注经费来源）；
（2）标注实际支付人民币金额的购汇付款证明材料，若付款证明材料里没有标注实际支付人民币金额，请附“外币票据报销汇率转换表”（见附件）及汇率查询截图。
4.国际组织会员费外币票据报销业务需提供以下材料：
（1）外币国际组织会员费原始票据（项目负责人签字，标注经费来源）；
（2）标注实际支付人民币金额的购汇付款证明材料，若付款证明材料里没有标注实际支付人民币金额，请附“外币票据报销汇率转换表”（见附件）及汇率查询截图；
（3）缴费通知；
（4）国际组织会员资格证明。
5.国际会议注册费外币票据报销业务需提供以下材料：
（1）外币国际会议注册费原始票据（项目负责人签字，标注经费来源）；
（2）标注实际支付人民币金额的购汇付款证明材料，若付款证明材料里没有标注实际支付人民币金额，请附“外币票据报销汇率转换表”（见附件）及汇率查询截图；
（3）缴费通知；
（4）会议邀请函或会议通知。
6.进口仪器设备费外币票据报销业务需在完成学校规定的验收程序且验收合格后进行，需提供以下材料：
（1）外币设备费原始票据及代理手续费原始票据（项目负责人签字，标注经费来源），合同复印件；
（2）标注实际支付人民币金额的购汇付款证明材料，若付款证明材料里没有标注实际支付人民币金额，请附“外币票据报销汇率转换表”（见附件）及汇率查询截图；
（3）固定资产卡片。
二、因公出国(境）团组外币票据报销业务。
因公出国(境）团组的住宿费及机票费的外币票据报销业务同因公出国（境）补助一同办理，业务办理需提供以下材料：
（1）外币住宿费、机票费或其他原始票据（项目负责人签字，标注经费来源）；
（2）国际合作处出具的外币汇率和相关补助证明；
（3）邀请函；
（4）《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件》/《河北省人民政府台湾事务办公室赴台批件》；
（5）回国（境）公示；
（6）护照首页复印件/港澳通行证复印件/大陆居民往来台湾地区通行证的复印件及海关出入境时间的证明材料。
三、原始票据注意事项
经办人须在原始票据上用中文注明品名、单位、数量、币种和金额，经办人签字，项目负责人审核并签字。
附件：外币票据报销汇率转换表。
计划财务处 国际合作处
2021年3月18日
