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关于新冠肺炎疫情防控档案归档和征集工作的通知

发布时间:2020-04-09 16:39点击:

校属各单位:

新冠肺炎疫情发生以来,我校认真贯彻落实党中央、省委、省政府和教育厅等上级部门关于做好疫情防控的重要指示精神,精心组织,上下联动,对疫情防控工作做出了周密的部署。学校在抗击疫情期间形成的文件材料是疫情防控工作的真实记录,对当前和今后的各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值,是学校档案不可或缺的一部分。

为确保疫情防控文件材料齐全完整、及时准确、有效利用,现档案馆开展面向校属各单位的疫情防控档案归档工作。同时,为了更好记录收藏这段不同寻常的“全民抗疫”历史,特面向学校教职工、学生、校友以及社会各单位和个人公开征集防控新冠肺炎疫情档案资料。档案归档和征集工作相关要求如下:

一、归档工作

(一)归档范围:凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录(包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等),均应按规定向校档案馆移交。具体可参考《燕山大学新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围》(附件1)。

  

  

(二)归档办法:

1、各单位要强化责任意识,在疫情防控期间注意档案资料的积累,积极推进“随办随收”,努力做到“应收尽收、应归尽归”

2、各单位兼职档案员,负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

3、档案馆负责对材料的收集工作进行指导,并对各单位移交的材料进行接收、整理、归档保存。

(三)归档要求:

1、报送材料要规范、完整。报送材料需根据档案整理规范进行整理,在整理过程中如遇问题,请及时与档案馆联系。移交时需填写《燕山大学档案移交目录》(附件2)。

2、本次新冠肺炎的相关材料的收集归档采用专题归档,相关文件材料请于学校2020年春季正式开学后一个月内移交档案馆。

二、征集工作

(一)征集对象:学校教职工、学生、校友、社会各单位和个人。

(二)征集内容:单位或个人在抗击疫情过程中形成的各类重要原始记录,包括各类纸质档案资料及照片、录音、录像、光盘等声像档案和实物等。

(三)征集方式:

1、自愿捐赠。捐赠档案资料归学校所有,永久保存于校档案馆,捐赠人对捐赠档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见,档案馆将负责保护其合法权益。

2、有捐赠意愿的单位或个人可通过信件、电子邮件、电话或来人联系,商洽征集档案资料具体事宜。对向档案馆捐赠重要、珍贵档案资料的单位和个人,本馆颁发收藏证书,以兹纪念。

(四)征集时间:自通知发出之日起

联系人:彭宗忠

联系电话:0335-8057091

联系邮箱:dag@ysu.edu.cn

联系地址:燕山大学东校区人文馆116室

附件1:《燕山大学新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围》

附件2:《燕山大学档案移交目录》

档案馆

2020年4月9日

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