校属各单位：
2020年，学校将迎来“建校溯源百周年、独立办学一甲子”。这是学校发展史上的重要里程碑，是学校展示形象、凝心聚力加快“双一流”建设的最佳契机，也是全校师生和广大校友的共同期盼。为此，学校已经着手开展一系列有影响、有特色的学术活动、文化活动和纪念活动。
这些活动期间形成的反映学校发展、校友活动和各种捐赠等方面的纸质、声像(照片、录音、录像)、电子文件和实物等不同载体形式的材料，真实地记录着学校在关键时期的发展历程，反映着学校具有时代特征的重大变化，是学校档案资源的重要组成部分，对传承学校历史、促进学校发展具有重要的保存利用价值。为确保这些重大活动档案材料收集归档完整，现就有关事项通知如下：
一、归档范围
重大活动中产生的具有保存利用价值的文字、图表、声像(照片、录音、录像)、实物、电子文件等不同载体形式的材料，有电子版的，纸质与电子版同步归档。具体包括：
（一）筹备重大活动过程中形成的相关文件，如请示、报告、计划、方案、领导意见和指示、总结、通知等材料；
（二）为迎接重大活动制作的照片、录音、录像材料（如宣传画册、宣传片等），以及制作发行的纪念品、礼品袋、邀请函、感谢信、标识、证件、捐赠证书等材料；
（三）重大活动的会议资料，如会议议程、讲话稿、发言稿、PPT、嘉宾名单、代表证、工作证、通讯录等材料；
（四）重大活动中形成的会议记录、领导讲话、贺电、贺信、题词、照片、录音、录像等材料；
（五）重大活动中接收贺品、捐赠物品（附图片）、资金清单，捐赠仪式形成的照片、视频等材料；
（六）重大活动中形成的有纪念意义的标志性实物或实物照片等材料；
（七）重大活动期间校内外有关媒体宣传报道的文字稿、录音带、录像带等材料；
（八）重大活动中举办展览的电子版及其所用的原始图片；
（九）其它具有保存价值的材料。
二、归档办法
（一）学校重大活动形成的材料由牵头部门负责整理归档；二级学院活动形成的材料由各学院负责整理归档；
（二）各单位应指定专人负责此项工作，认真做好重大活动档案材料的收集、保存和整理工作，并在活动结束后两月内按照归档资料的属性填写《燕山大学档案移交目录》《档案移交目录封面》（请在“档案馆首页—常用下载”下载），向档案馆移交；
（三）档案馆负责对重大活动材料的收集工作进行指导，并对各单位移交的材料进行接收、整理、归档保存。
三、归档要求
（一）重大活动形成的纸质档案，按照文书档案整理标准和要求，进行整理归档；
（二）重大活动形成的照片档案，按照时间顺序进行整理，并附文字说明（活动内容、人物、地点、时间）；
（三）重大活动形成的音像档案，主办单位应把形成的原始声像材料（如录音、录像等）转换成计算机可运行识别的数据，刻录成数字光盘，并附文字说明（活动内容、人物、地点、时间）。
档案馆联系电话：0335-8057091。
档案馆
2019年11月18日
