档案馆

关于做好重大活动归档工作的通知

发布时间:2019-11-18 19:41点击:

校属各单位:

2020年,学校将迎来“建校溯源百周年、独立办学一甲子”。这是学校发展史上的重要里程碑,是学校展示形象、凝心聚力加快“双一流”建设的最佳契机,也是全校师生和广大校友的共同期盼。为此,学校已经着手开展一系列有影响、有特色的学术活动、文化活动和纪念活动。

这些活动期间形成的反映学校发展、校友活动和各种捐赠等方面的纸质、声像(照片、录音、录像)、电子文件和实物等不同载体形式的材料,真实地记录着学校在关键时期的发展历程,反映着学校具有时代特征的重大变化,是学校档案资源的重要组成部分,对传承学校历史、促进学校发展具有重要的保存利用价值。为确保这些重大活动档案材料收集归档完整,现就有关事项通知如下:

一、归档范围

重大活动中产生的具有保存利用价值的文字、图表、声像(照片、录音、录像)、实物、电子文件等不同载体形式的材料,有电子版的,纸质与电子版同步归档。具体包括:

(一)筹备重大活动过程中形成的相关文件,如请示、报告、计划、方案、领导意见和指示、总结、通知等材料;

(二)为迎接重大活动制作的照片、录音、录像材料(如宣传画册、宣传片等),以及制作发行的纪念品、礼品袋、邀请函、感谢信、标识、证件、捐赠证书等材料;

(三)重大活动的会议资料,如会议议程、讲话稿、发言稿、PPT、嘉宾名单、代表证、工作证、通讯录等材料;

(四)重大活动中形成的会议记录、领导讲话、贺电、贺信、题词、照片、录音、录像等材料;

(五)重大活动中接收贺品、捐赠物品(附图片)、资金清单,捐赠仪式形成的照片、视频等材料;

(六)重大活动中形成的有纪念意义的标志性实物或实物照片等材料;

(七)重大活动期间校内外有关媒体宣传报道的文字稿、录音带、录像带等材料;

(八)重大活动中举办展览的电子版及其所用的原始图片;

(九)其它具有保存价值的材料。

二、归档办法

(一)学校重大活动形成的材料由牵头部门负责整理归档;二级学院活动形成的材料由各学院负责整理归档;

(二)各单位应指定专人负责此项工作,认真做好重大活动档案材料的收集、保存和整理工作,并在活动结束后两月内按照归档资料的属性填写《燕山大学档案移交目录》《档案移交目录封面》(请在“档案馆首页—常用下载”下载),向档案馆移交;

(三)档案馆负责对重大活动材料的收集工作进行指导,并对各单位移交的材料进行接收、整理、归档保存。

三、归档要求

(一)重大活动形成的纸质档案,按照文书档案整理标准和要求,进行整理归档;

(二)重大活动形成的照片档案,按照时间顺序进行整理,并附文字说明(活动内容、人物、地点、时间);

(三)重大活动形成的音像档案,主办单位应把形成的原始声像材料(如录音、录像等)转换成计算机可运行识别的数据,刻录成数字光盘,并附文字说明(活动内容、人物、地点、时间)。

档案馆联系电话:0335-8057091。

档案馆

2019年11月18日

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