校属各单位：
2021年1月1日，修订后的《档案法》正式施行，其中明确要求“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”2016年颁布实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》也明确规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。
当前，我校正在推动包含办公域、人事域、学工域、教务域、金融域、资产域、公共服务域等校内业务的“一网通办”实施，各单位也在不断推进线下业务的清单梳理和业务管理系统的升级工作。各业务系统所存储的数据作为各单位业务活动的原始记录，是学校重要的数字档案资源，应妥善保管，及时向档案馆移交归档。
为了做好我校电子文件归档和电子档案管理工作，请各单位在进行业务系统新建、扩展功能和升级的过程中，重视相关电子数据的归档管理工作，将电子数据归档功能纳入工作需求，在建设需求、项目规划和招标采购环节加入电子数据归档要求：系统应当具备电子数据及其与之相关联元数据的管理及定期归档功能；电子数据及其元数据归档格式应采用符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求；将需归档的电子数据和元数据对接到学校数据中心平台。
电子档案移交接收是一项复杂的工作，也是学校档案资源“存量数字化、增量电子化”战略实现的必要前提，需要档案馆、移交部门和信息技术中心的共同参与，各单位在业务系统新建、扩展功能和升级的过程中如有技术方面的疑问，可与档案馆或信息技术中心联系，共同解决好电子档案移交过程中的难点问题，确保学校电子档案管理工作有效开展。
我们将以此为契机，深入推进学校档案资源体系建设，全面记录学校发展进程，为实现学校建设“特色鲜明、国内一流、世界知名的研究型大学”的奋斗目标贡献档案力量。
档案馆 信息技术中心
2021年11月9日
