校属各单位：
根据国标GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法规，凡学校各部门通过各自业务系统或使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的数字记录形式的文件，具有永久、长期保存价值的均应作为电子档案归档。各单位即日起可向档案馆归档电子文件，现将有关事项通知如下：
一、电子文件归档范围
1、反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件，具体可参照纸质档案归档范围——《燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定》(见附件1)，若对本单位归档范围存有疑义，可联系档案馆协商。
2、其他有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体文件（WEB网页）、数字化的影像文件、音频文件、CAD图形文件等。
二、归档格式
1、文书类电子文件以PDF格式归档，电子公文的正本、定稿、公文处理单应按顺序合并转换为一个PDF。
2、以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应转换为XLS、XLSX、DBF等任一格式归档。数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书。
3、照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档;音频类电子文件以WAV、MP3等格式归档;视频类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。
4、在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件,二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档;三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他的可以转化为二维矢量文件归档。
5、公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。
6、专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档，或者在存储载体上同时备份相应查看软件。
三、移交目录填写
1、文书类、科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件移交目录请参照《通用电子档案移交目录》（见附件2）。
2、声像类电子文件移交目录参照《声像类电子档案移交目录》（见附件3）。
四、归档要求
1、电子文件与移交目录分年度打成压缩包归档。压缩包名称格式为：年度-单位名称，如2020-教务处.zip。
2、电子文件与移交目录格式符合要求，电子文件无病毒，电子文件存储移交介质无病毒、无损伤、可正常使用。
五、归档时间
即日起至2020年12月31日前。
六、归档方式
应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或线下移交。
电子档案线下移交地点：人文馆116，联系人：彭晓婷，联系电话：8057091
电子档案线上移交：QQ：80690025，邮箱：dag@ysu.edu.cn
档案馆
2020年11月9日
