校属各单位：
为确保学校各项工作中形成的档案材料齐全、完整，根据《高校档案管理办法》及燕大校字[2013]212号《燕山大学档案管理办法》关于归档工作的要求，请未移交2018年档案的单位尽快整理移交2018年形成的档案材料。
各单位兼职档案员可对照附件中的《XX单位应归档案确认表》（以下简称《确认表》）检查本单位应归档案是否全部整理归档，并将《确认表》打印后经单位主要负责人签字，加盖公章后移交档案馆，各单位交回的《确认表》，档案馆将整理归档，长期保存。
同时，值此百年校庆筹备之际，档案馆提醒各单位尤其注意收集校庆筹备活动过程中形成的各种类别、各种形式、各种载体的材料，及时移交归档。
一、归档范围
1.综合档案：2018年1月1日至12月31日期间形成的纸质、电子文件，录音、录像带，照片（包括纸质和数码）和各单位获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等；
2.人事档案：主要接收以下部门形成的个人档案及相关材料：组织部、人事处、统战部、监察审计处（纪律检查委员会办公室）、教师教学发展中心、团委和工会等。具体请参考《燕山大学干部人事档案材料归档单位及归档范围》（点击直接查看）;
3.往年未及时归档的材料。
二、归档要求
1.兼职档案员负责本部门档案的立卷指导工作；
2.综合档案移交前填写打印《燕山大学档案移交目录》(点击直接查看)，并将电子版发送至dag@ysu.edu.cn；
3.人事档案移交时现场填写《收集干部人事档案材料登记册》;
4、已移交2018年度档案材料的单位需补填《确认表》，领导和兼职档案员签字后的《确认表》需交人文馆116综合档案室。
三、归档时间
1.学校各部门形成材料应在次学年6月底前归档；
2.各院系等形成教学材料应当在次学年寒假前归档；
3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
四、注意事项
1.《确认表》所列各单位年度应移交的档案类别，是档案馆根据国家、高校档案法规和我校档案管理利用实际，结合各单位历年归档情况经过研究比对、认真梳理并经各单位上年度修订后所得，烦请各单位主要负责人充分支持兼职档案员工作，检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档；
2.《确认表》原始表格请勿做任何改动，如贵单位确实不产生该条目材料，可在“是否产生该材料”一栏后划“×”；如“归档范围”未列出且不属于临时性材料，可在《确认表》下面追加表格，并在序号栏注明“追加”，而不用续写序号；如对保管期限有异议，亦可在表格后做备注说明；其它需特殊说明情况，均可在表格后做备注说明；
3.各教学单位请下载填写《本部各学院应归档案确认表》。
五、联系方式
1.人事档案移交地点：世纪楼2010联系电话：8074607
2.综合档案移交地点：人文馆116联系电话：8057091
档案馆
2019年6月27日
