校属各单位：
2020年正值学校“建校溯源百周年、独立办学一甲子”之际，各单位将围绕校庆举办系列活动，形成大量反映学校发展、校友活动和各类捐赠等方面的纸质、声像、电子文件和实物。这些资料都是学校宝贵的资源和财富，对传承学校文化、弘扬燕大精神，促进学校发展具有重要作用。因此，请各单位高度重视，做好校庆期间相关资料的收集、整理和归档工作。现将有关事项通知如下：
一、归档要求
1.各单位要指定专人负责本部门开展的校庆活动所形成资料的收集、整理、保管和移交工作，待活动结束后统一移交至档案馆；
2.各单位要明确资料收集范围，特别是照片、录音、录像、电子文件、实物等材料的收集，保证收集内容齐全完整，真实准确，数据信息详实，影像资料合乎规格。
二、归档范围
1.校庆筹备工作相关文件材料，如通知、公告、工作方案（筹备、后勤保障、安全保卫等）、工作简报、会议纪要、大事记、请示、报告、批复、规章制度、合同等；
2.活动方案、活动议程、活动工作领导小组成员名单、活动总结、合同等文件资料；
3.各单位校庆纪念活动、系列学术活动、捐赠仪式等线下活动的邀请函、贺信、贺电、讲话稿、会序、主持词、嘉宾名单、题名册、代表证、工作证、座位图等；
4.校庆线上和线下活动的影像资料，其中照片要标注好事件、时间、地点、主要人物、拍摄者（主要人物要标注好图中位置）；
5.校庆活动宣传工作方案、宣传品（展板、宣传册、海报、旗帜、新媒体中的宣传图样等）、光盘、印刷品（证件、证书、画册、胸卡、桌签等）、校庆期间举办的各类庆典活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料等；
6.校庆日当天线上活动相关资料。包括：活动实施方案、现场直播方案、新闻宣传方案等；云直播、云返校、云展示、云互动、新闻宣传等活动的视频材料；线上祝福、系列专题报导等为线上活动录制的视频材料；
7.校庆日当天线下活动相关资料。包括：100周年纪念大会的会场设计、舞台布置图、主持词、领导讲话稿、嘉宾名单、签到信息等，具有代表性的现场照片、完整视频、音频材料，入场券、席签、工作证及其他材料；
8.校友返校相关活动形成的文字材料、照片及视频，校友通讯录等；
9.各单位重要展览、办学成果展、学术成果展等的电子版及其所用的原始图片；
10.校庆活动结束后的各类总结材料；
11.各单位校庆活动中具有重要意义的其它材料。
三、归档时间及联系人
请各单位做好校庆期间形成资料的收集积累，在校庆结束后两个月内完成归档工作，档案馆会加强对各单位的业务指导，如需相关业务指导或在开展资料收集工作中有任何问题，请随时与档案馆联系。
联系人：李丽环
联系电话：0335-8057091。
档案馆
2020年9月3日
